Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Pohjan Koitto ry

Osoite: Valtakatu 39 A39, 96200 Rovaniemi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Laura Kylmälä, yleisurheilu@pohjankoitto.fi

Osoite: Valtakatu 39 A39, 96200 Rovaniemi

3. Rekisterin nimi

Suomisport-palvelun Pohjan Koiton oma rekisteri.

Tämä tietosuojaseloste koskee Suomisport-palvelua ja palveluun luotujen Sporttitilien tietoja, joita Pohjan Koitto käsittelee. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Pohjan Koitto käsittelee rekisterinpitäjänä henkilöiden Sporttitilien tietoja.

4. Rekisterin kuvaus

Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Henkilö luo itselleen oman asiointitilin eli Sporttitilin Suomisport-palveluun. Sporttitilillä henkilöt asioivat palvelussa sekä hallinnoivat My Data -periaatteen mukaisesti itse omia tietojaan.

Sporttitiliä käyttämällä rekisteröity voi hankkia palvelussa tarjolla olevia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia, seurajäsenyyksiä ja seurojen tuotteita ja palveluja sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin. Sporttitilin avulla henkilö voi hallinnoida omaa ja huollettaviensa sporttiarkea verkkopalvelussa ja mobiilisovelluksessa.

Henkilön asioidessa Suomisportin eri palveluissa rekisterinpitäjä eli Pohjan Koitto ja sen henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle asioinnin yhteydessä ilmoitettuun lainmukaiseen käyttötarkoitukseen. Käyttötarkoitus on kuvattu tässä selosteessa henkilötietojen käsittelytoimista.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Suomisportin Sporttitilille kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, puhelinnumero,
sähköpostiosoite ja postiosoite. Jos rekisteröityjä hoitaa asioita huollettavansa puolesta Suomisport-palvelussa, kerää Suomisport-palvelu huollettavan vastaavat tiedot.

5. Henkilötunnuksen antamisen perusteet ja henkilötunnuksen käyttö

Henkilötunnus toimii tiliä luodessa henkilön yksilöinnin välineenä, minkä pohjalta jokainen saa itselleen henkilökohtaisen
Sportti-ID:n ja Sporttitilin. Henkilötunnuksen kerääminen yksilöintiä varten on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.

Sporttitilin luonnin yhteydessä kysyttävää henkilötunnusta käsitellään ainoastaan lain (Tietosuojalaki 5.12.2018/1050, 29 § Henkilötunnuksen käsittely) mukaisesti eikä sitä muutoin välitetä tai käsitellä Suomisport-palvelussa. Suomisport-palvelun henkilötietojen käsittelijät eivät näe, eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy tarvittaessa vain Suomisport-palvelun pääkäyttäjälle virhetilanteiden korjaamista varten.

6. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

SPORTTITILIN HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ

Pohjan Koitto käsittelee henkilötietoja laskutukseen ja maksujen perintään, tiedotukseen, markkinointiin, jäsensuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Seura ei julkaise ryhmätoiminnoissa ryhmän osallistujien nimiä muille.

Sporttitilin henkilötietojen käsittely tapahtuu niiden seuran henkilötietojen käsittelijöiden toimesta, joille on myönnetty järjestelmän käyttöoikeus. Pohjan Koitossa järjestelmän käyttöoikeus on myönnetty seuran rahastonhoitajalle ja nuorisovalmennuspäällikölle sekä ryhmien vastuuohjaajille oman ryhmän liikkujien osalta. Henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle asioinnin yhteydessä ilmoitettuun lainmukaiseen käyttötarkoitukseen. Jokainen henkilötietojen käsittelijä on sitoutettu käyttöehdoin Suomisportin käyttöön ja tietosuojaan.

Suomisport-palvelun pääkäyttäjä käsittelee henkilötietoja tarvittaessa rekisterin ylläpitoon sekä virhetilanteiden korjaamiseen liittyvissä asioissa. Suomisport-palvelu voi käyttää rekisteröityjän henkilötietoja informoidakseen rekisteröityneitä itse Suomisportissa tarjolla olevista liikunnallista elintapaa edistävistä asioista, tavaroista tai palveluista.

SPORTTITILIN KÄYTTÖTIETOJEN KÄYTTÖ

Sporttitilin henkilötietoja ja Suomisport-palvelun asiointitietoja voidaan käyttää anonymisoituna tilastotietona tutkimus- ja viranomaistarkoituksiin.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN

Asioidessaan Suomisport-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään esimerkiksi vakuutusta hankittaessa tai tietojen siirtyessä palveluntarjoajien kilpailujärjestelmiin. Jokaisen tiedon siirtyminen kerrotaan rekisteröityjälle kyseisen palvelun kohdalla erikseen.

Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä. Jos tietojen käytön peruste ei suoraan tule lainmukaisista oikeusperusteista, kysytään rekisteröityjältä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen
palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti.

7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan

Teknisen toimittajan Vincit Oy:n kanssa on toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSE-yleiset sopimusetoja (kohta 8) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja
tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14) sekä IT2018 EHK – yleisehtoja. Vincit täyttää ISO-9001 standardin.

Maksupalvelujen tarjoajan, Svea Payments Oy:n kanssa noudatetaan palvelun yleisten sopimusehtojen (verkkokauppias),
kohdassa 10 Toiminnallisuus ja tietoturva, ehtoja sekä sopimuksen liitteen ehtoja.

Kaikki palvelun tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät ja käsittelijät sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa omalta Sporttitililtä ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Suomisport-palvelun pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

9. Omien tietojen poistaminen

Suomisportin palveluntarjoajilla (lajiliitto, seura) on oikeus rekisteröidyn henkilötietojen käyttöön kyseisen palvelun voimassaolon ajan. Voimassaoloaika on palvelun toimintakausi lisättynä 13 kuukauden siirtymäajalla. Tämän jälkeen palvelulla ei ole yhteyttä henkilön Sporttitiliin.

Rekisteröityjän henkilötiedot jäävät Suomisport-palveluun henkilön omalle Sporttitilille. Järjestelmä poistaa automaattisesti sellaisten Sporttitilien henkilötiedot, joissa ei ole ollut toimintaa viiteen vuoteen. Rekisteröityjä voi pyytää Sporttitilin poistoa siirtymäaikojen päätyttyä osoitteesta: suomisport@olympiakomitea.fi.

Luotu 30.12.2024